簽證邀請函是由邀請方發出的有邀請人親筆簽名的信函原件或傳真件(根據各國使領館現行規定要求)。其主要內容包括:
(1)邀請方。具有邀請資格的境外機構或人員。簽證邀請函上要有邀請人單位的準確地址、電話、傳真、電子郵件,有些地區使領館規定邀請函傳真要從本土發出。
(2)人員名單。簽證邀請函上一般須注明團組人數,以及成員姓名、性別、護照號碼、出生日期、工作單位和職務。
(3)訪問目的及日程。有與邀請方業務相關的、明確的訪問目的并附詳細訪問日程。
(4)停留時間。說明擬在出訪地區的具體停留時段和天數。

(5)費用來源。要注明出訪費用由何方承擔。如外方承擔全部或部分費用應予注明。同時,要在邀請信函中說明被邀請人在境外的保險事項等。邀請函上要有境外邀請單位的徽標、公司標識,要使用正規公文用紙。
申請簽證時所需材料主要取決于申請者選擇的簽證類型，如果申請者的出行目的是商務，大部分地區的使館都會要求申請者提前準備好邀請函，否則不能辦理，但如果申請者的出行目的是旅游則無需準備。

不過也有一些地區的使館要求即使辦理旅游簽證也需要準備好邀請函，否則不能辦理，當然，無法準備邀請函的申請者也可以尋找代辦，由代辦給申請者提供。